Da viele Unternehmen der Meinung sind, dass gute Umweltpraktiken ein gutes Geschäft sind, gibt es immer mehr Hinweise auf diese Praktiken. Für die Fachleute, die diese Aufzeichnungen verwalten, gibt es jedoch auch die Möglichkeit, umweltfreundliche Praktiken auf die Verwaltung von Aufzeichnungen selbst anzuwenden. Dieser Artikel enthält Tipps zur umweltfreundlichen Verwaltung von Plattenmedien in allen Phasen ihres Lebenszyklus.

Die Aktenverwaltung verhindert, dass Papier mit begrenztem Wert Speicherplatz und andere natürliche Ressourcen verbraucht, die für die Führung eines Büros erforderlich sind. Kopien, Entwürfe und Veröffentlichungen können wieder in produktive Geschäftsunterlagen zurückgeführt werden, sofern die Aufbewahrungspläne bestätigen, dass die entsprechenden gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen abgelaufen sind.

Sorgfältig gestaltete Dateisysteme reduzieren den ökologischen Fußabdruck von Datensätzen, indem sie mehr Datensätze zulassen

auf weniger Platz gelagert werden. Alte, umständliche Aktenschränke mit tief ausziehbaren Schubladen sollten ersetzt werden

effizientere seitliche Ablagesysteme. Die Umwelteinsparungen sind bei großen Sammlungen noch größer, die von mobilen Ablagesystemen mit hoher Dichte profitieren können.

Offsite-Lagerhäuser ermöglichen noch mehr Dateispeicher pro Quadratfuß Land. Diese Vorteile können jedoch zunichte gemacht werden, indem täglich dieselben Dateien hin und her transportiert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Speicheranbieter die Produktivität jeder Reise optimiert. "Near Line Storage" wird maximiert

Die Informationsausgabe jeder zurückgelegten Meile erfolgt über einen regelmäßigen Zeitplan für Massenlieferungen und -abholungen.

Angesichts des wachsenden Interesses der Verbraucher an der Umwelt hat die Records Management-Branche Optionen eingeführt, mit denen sowohl Geld als auch die Umwelt gespart werden können:

• Erweiterbare Ordner und Taschen, die nur wenig Platz beanspruchen und gleichzeitig mit dem Inhalt wachsen.

• Wiederverwendbare Ordner, mit denen Aufkleber einfach entfernt und geschrieben werden können.

• Gehäuse, die hauptsächlich aus recycelten Materialien bestehen.

• Ordnerverstärkungen aus biologisch abbaubarem Mylar.

Bei aller Rede von einem "papierlosen Büro" haben die meisten Organisationen & # 39; Die Papierausgabe hat tatsächlich zugenommen. Die Datensatzverwaltung fördert ein "Büro weniger Papier", indem parallele Dateiordner in verschiedenen Büros durch eine zentralisierte Datei ersetzt werden. Dokumentenverwaltungssysteme verhindern die Entwicklung unterschiedlicher Versionen und fördern das Recycling gedruckter Exemplare zugunsten eines maßgeblichen elektronischen Originals.

Wird Papierschnitzel recycelt? Ist der Recyclingvorgang effizient? Vermeidet es Chemikalien mit hohem Risiko? Werden ersetzte Geräte auch recycelt oder an eine gemeinnützige Organisation gespendet? Solange alle Inhalte bis zur Wiederherstellung "gelöscht" werden, kann Ihr Unternehmen die Nutzungsdauer der Rohstoffe verlängern und Toxine aus empfindlichen Ökosystemen fernhalten.

VORWÄRTS BEWEGEN

Die Anwendung dieser Tipps hängt von einem Gesamtlösungsansatz für die Verwaltung aufgezeichneter Informationen ab. So wie ein Umweltschutzprogramm sowohl kurz- als auch langfristige Auswirkungen auf Land, Luft und Wasser untersucht, kontrolliert auch ein umweltfreundliches Programm zur Verwaltung von Aufzeichnungen Papier, elektronische und andere Medien in jeder Phase ihres Lebenszyklus.

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